تعمل جميع الشركات الناجحه بفعالية بسبب السياسات والإجراءات التي تعتمدها وفقاً للاستراتيجية العامة للشركات، فالسياسات والإجراءات هي ضرورية لمجموعة متنوعة من الأغراض بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الامتثال للوائح، وتنظيم العمليات، وتحقيق المتطلبات التشغيلية، وحسن تطبيق الضوابط الداخلية، وإدارة المخاطر، وتدريب الموظفين، وتحقيق الكفاءة المستدامة ويمكن للسياسات والإجراءات أن تكون أداة في تصميم آلية تبادل المعلومات بين مختلف الأقسام.
تقدم شركة إن سي سي خدمة إعداد السياسات والإجراءات التي تساعد على تحقيق أهداف الشركات في خدمتين مختلفتين:
أولاً، من خلال تطوير وتصميم وصياغة السياسات والإجراءات بحسب حاجة الشركة ففي هذه الخدمة، يضمن الاستشاريين بشركة إن سي سي ثوابت إجراءات العمل وهي بمثابة أداة لتدريب وإرشاد الموظفين وتتضمن أفضل الممارسات من الشركة وتساعد على تحسين إجراءات العمل الحالية.
ثانياً، إن السياسات والإجراءات ليست ثابتة ويجب مراجعتها وتعديلها بشكل مستمر لضمان فعاليتها وكفاءتها وللتأكد من أن ما يتم تطبيقه عملياً يضيف قيمة على الأعمال ويساعد فريق عمل شركة إن سي سي في مراجعة وتحديث السياسات والإجراءات المعمول بها حالياً ويحدد مستشارونا في هذه الخدمة إذا كانت السياسات والإجراءات المعمول بها حالياً فعالة تخدم الغرض منها أو أنها بحاجة إلى تعديل أو تحديث.
وتعتبر السياسات توجيهات عامة يقوم بوضعها المستوى الإدارى الأعلى، مع مراعاة مشاركة المستويات التالية؛ وذلك لإرشاد وتوجيه تفكير وقرارات وتصرفات المديرين في المستويات التالية ومساعديهم لتنفيذ استراتيجية الشركة.
فالسياسات بذلك:
- تعمل على توفير الإرشادات اللازمة لجعل عمليات التنفيذ تسير بصورة متسقة مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
- كما أنها تعمل على زيادة الفعالية الإدارىة، وتخفيف عبء الانشغال بكثير من التفاصيل عن كاهل المديرين، وذلك من خلال تنميط الكثير من القرارات الروتينية، والتحكم في توجيه المديرين ومساعديهم في تطبيق الاستراتيجيات التشغيلية والادارية.
- ومنطقيا يتم اشتقاق السياسات من الاستراتيجيات التشغيلية، وأحياناً من استراتيجيات الشركة؛ وذلك بهدف المساعدة في تنفيذ الاستراتيجية.
وإن للسياسات الجيدة مواصفات يجب أن تتوفر فيها حتى تكون مفيدة ومجدية، ويمكن لنا إيجاز أهم هذه المواصفات فيما يأتي:
- أن تكون واضحة ومفهومة للجميع.
- أن تتصف بالشمول لكافة مجالات وظائف الشركة.
- أن تكون متكاملة مع أهداف واستراتيجيات الشركة وسياساتها المختلفة.
- الاستقرار النسبي، فلا يتم تغييرها بصورة متكررة وسريعة من وقت لآخر؛ لما يفقدها الكثير من فوائدها ودواعي وجودها.
بينما يكمن مفهوم الإجراءات في مخطط يوضح طريقة مرغوبة من تناول فعلي بمستقبلي معين، والإجراءات موجودة في كل جزء من أجزاء المنظمة أعضاء مجلس الإدارة مثلا يتخذون عدة إجراءات مختلفة عن تلك التي يتبعها المساعدون. والفرق بين السياسات والإجراءات أن من سياسات أنظمة مثلا تسعير منتجات المبيعات ولكن الإجراءات تحدد كيفية تطبيق هذه السياسات.
والإجراءات هي طرق محددة سلفا لكيفية القيام بالأعمال وهي خطط موضوعة الى الموظفين لأجل اتباعها عند القيام بالأعمال المتكررة، وهي تترجم الخطط والسياسات العامة إلى أسلوب محدد لاتخاذ القرارات والقيام بالأعمال وعندما تصمم الإجرارات يحدد فيها نوع العمل الذي سيقوم به الأفراد المشتركون في إنجاز المعاملة، ويبين تسلسل الخطوات والمعاملة والأشخاص، الواجب اشتراكهم في إنجازها ولكل خدمة أو وثيقة رسمية تعمل عليها من الادارات طريقة خاصية القيام بها، ما يلاحظ من خلال دراسة الإجراءات، نرى أنها تمر في سلسلة من الخطوات بعضها ضروري لا يتم تأدية الأعمال بدونه، وبعضها الآخر ليس ضرورية ويمكن تبسيطه أو إلغاؤه أو تعديله إذا اقتضت الضرورة، فالإجراءات يمكن اعتبارها دليلا للموظف، يسير عليها للقيام بالمهام والواجبات اللازمة للأداء.
ولزيادة فاعلية الإجراءات فينبغي أن توفر ما يلي:
- أن تكون شاملة ومرتبطة فعلا بالأهداف المنشودة.
- أن تكون نمطية وتستند إلى معايير محددة حتى يسهل حصر المسؤولية من قبل الأشخاص الذين يمارسونها.
- ينبغي أن ترتبط الإجراءات بالخطوات الرقابية في المنظمة حتي يمكن التأكد من أن ما يتخذ من اجراءاته لا يتعارض مع الأهداف المطلوب بلوغها من إنجاز عمل معين.
- أن تستند الإجراءات على نفس العمليات التي يؤدي فيها نفس العمل في كل مرة.
- أن تتميز بالثبات ولكن مع المرونة – بمعنى أن نفس الإجراءات يجب أن تطبق على نفس العمليات مع كل مرة يد فيها نفس العمل
- التحديث: بمعنى أن لا تكون ثابتة بمعني الجمود، خامية سن معتمر يتميز بالتغيرات الهائلة في كل شيء.
- أن تتميز بالبساطة بدلا من التعقيدات والروتين الممل، وأن تكون واضحة ومفهومة من جانب كل الذين يقومون بالتخلي أمرها.
- ينبغي تعليل الإجراءات لمنع الازدواعية والتعارض والتكرار.
- وتحقق الأجراءات دورا مهما في أعمال المنظمة اليومية حيث تساعد على إيجاد طريق واضحة ومحددة لكل العاملين في المجال الإداري.
